اکثر مدیران بازاریابی ترجیح میدهند، نود درصد زمان خود را صرف بازاریابی و ده درصد باقی مانده را به مدیریت بپردازند. متاسفانه، تجربه ی مدیران بازایابی در دنیای واقعی کاملا برعکس است. انواع گسترده ای از پروژه های بازاریابی وجود دارند. از پست های هفتگی بلاگ گرفته تا بروشور و معرفی محصولات جهانی به بازار. این تنوع گسترده، مدیران بازاریابی را ملزم به توسعه ی گسترده ی کیت ابزار مدیریتی میکند. پروژه های کوچک بازاریابی، خلاقیت و زیرکی مدیران بازاریابی را می طلبد. اما پروژه های بازاریابی بزرگ به پروسه های استانداردسازی و اتوماسیون نیاز دارند. و پروژه های عظیم بازاریابی تمام مهارت های یک پروژه ی مدیریتی حرفه ای را می طلبد.

اما آیا کسی هست که زمان کافی برای تبحر در تمام این مهارت ها را داشته باشد، درحالیکه باید کمپین ایمیل را به سرانجام برساند. مولف این مقاله مدت ها به این مساله اندیشیده است که چطور یک بازاریابی بینظیر خلق کند، بی آنکه دغدغه های مدیریت در آن اخلالی ایجاد کند. در این مقاله به ده نکته درخصوص مدیریت پروژه های بازاریابی اشاره میشود ،باشد که کمکی باشد به شما برای به سرانجام رساندن یک پروژه بازاریابی موفق.

داشتن مجموعه ای از ایده های جهانی.

ابتکار و نوآوری برای تولید یک بازاریابی بینظیر ضروری و الزامیست. اما نباید در آن زیاده روی کرد. صرفا بدلیل اینکه باید کمپین ایده را با موفقیت پشت سر بگذارید، بدین معنا نیست که به چنین ایده های خلاقانه ای دست خواهید یافت. از آنجاییکه بیشتر مدیران بازاریابی، درطول روز کارهای معوقه ی بسیاری دارند دیگر زمانی برایشان نمی ماند تا به ایده های بینظیر بازاریابی بیاندیشند. مجموعه ای از ایده های جهانی داشته باشید تا بدین طریق از ایده های خوب فاصله نگرفته و همیشه بهترین ایده ها را برای کارکردن داشته باشید. بعلاوه شما می توانید افرادی را خارج از مجموعه ی بازاریابی خود ،به همکاری در تهیه ی مجموعه ای از ایده های بازاریابی تشویق کرده و بدین طریق قدرت خلاقیت کل سازمان خود را تحت کنترل درآورید.

متعارف کردن همکاری های میان کارکردی.

در غالب پروژه های بازاریابی ،افراد مختلف با مهارت های مختلف همکاری دارند. یک بازاریابی قابل تحویل مانند بروشور یا کمپین ایمیل ،حاصل همکاری گروهی از افراد در مراحل مختلف است بعنوان مثال مراحلی همچون استراتژی، کپی، طراحی، تولید و تحویل. تقسیم نادرست کارها به تکرار و تاخیر در کار می انجامد. تقسیم صحیح کارها و وظایف تاثیر ونفوذ بازارایابی را افزایش میدهد. برای از بین بردن سو تفاهم و عدم قطع ارتباط میان گروه های مهم ،اطلاعات، زمان بندی و انتظارات هر گروه را متعارف(استاندارد) کنید. با تمرکز بر تقسیم بندی وظایف و همکاری افراد دخیل در پروژه، خیلی سریع کنترل کل پروسه ی بازاریابی را بدست خواهید گرفت.

داشتن یک لایبرری(کتابخانه) از تمپلیت های قابل استفاده ی مجدد.

بسیاری از پروژه های بازاریابی مانند انتشار یک کتاب الکترونیک، خلق یک پیرینت تبلیغ یا مدیریت یک رویداد همگی انواع گوناگونی از یک تم مشترک هستند که بارها تکرار میشوند. پس چرا برای خلق دوباره ی آن زمان خود را هدر دهیم؟ شما می توانید یک لایبرری از تمپلیت های پروژه هایی که قابل استفاده مجدد هستند تهیه کنید و هرکدام که متناسب با پروژه ی شما هستند را بسرعت تغییر داده و اصلاح کنید. یک تمپلیت متشکل از زمان بندی و برنامه ریزی استاندارد، لیست وظایف جزیی، همکاری های مهم و طرح های کلی به بازاریابان اجازه میدهد تا بیشتر روی بازاریابی متمرکز شده و کم تر برای امور طاقت فرسا و تکراری مدیریت وقت بگذارند.

تعریف مراحل پروسه بهمنظور کنترل پروژه های سنگین.

هرچه حجم پروژه های بازاریابی سنگین تر باشد، قسمت اعظم مدیریت پروژه بازاریابی به مدیریت پروسه ی بازاریابی مبدل میشود. تولید محتوا، سرویس های خلاقانه، ساخت رسانه و اداره ی کمپین های آنلاین همگی در گردش کار متوالی پروسه ی بازاریابی درجه بندی و تنظیم میشوند. پس از متعارف کردن همکاری ها و اقلام قابل تحویل برای این گردش کارها دیگر پیگیری و نظارت بر وظایف تک تک افراد اهمیت چندانی نخواهد داشت. تمام مراحل پروسه را به روشنی تعریف کرده و گردش کار هر مرحله (نه هروظیفه) را با دقت نظارت کنید. مدیریت مرحله به مرحله به شما این فرصت را میدهد که تنگناها را شناسایی کرده، حجم کار را متعادل کرده و معیار عملکرد و کارایی از قبیل بهره وری و چرخه زمانی را توسعه دهید.

اعمال بازاریابی چابک بمنظور بازده و توان بازاریابی بالاتر.

بازریابی چابک(agile) رویکرد و روشی جدید در مدیریت بازاریابی است که شما را تشویق میکند پروژه های بزرگ را به بهینه سازی های تدریجی کوچکتر تقسیم کنید که متشکلند از "sprint" های ماهانه و هفتگی. انجام صحیح بازاریابی چابک، بازده ی بازاریابی را بطور چشمگیری افزایش داده و تاخیرهای پروژه را کاهش داده و پیشرفتی دائمی را درپی دارد. بازاریابی چابک ابزاری قدرتمند است اما مانند هر ابزار دیگری باید بدانید کجا و چطور از آن استفاده کنید. پروژه های بازاریابی چابک بطور طبیعی به افزوده های مستقل تقسیم شده ،که هریک باید توسط افراد مجزا یا تیم های کاری کاملا متحد، اداره شوند درغیر اینصورت تاخیرها و تعلل های مداوم، تیم چابک شما را مستاصل میکنند. کمپین های بازاریابی مانند بهینه سازی وب سایت، بازاریابی محتوا، داستان PR گزینه های بی نقصی برای متدلوژی بازاریابی چابک هستند. اما شوهای تجاری بزرگ و ارائه محصول به بازار، گزینه های چندان مناسبی نیستند. اگر تیم بازاریابی شما کوچک است، بازاریابی چابک برای هرآنچه انجام میدهید کاربرد دارد، زیرا بزرگی تیم شما بر بزرگی پروژه های شما محدودیتی طبیعی تحمیل میکند.

خودکار کردن رهگیری و تقاضاهای خدمات بازاریابی.

اکثر دپارتمان های بازاریابی گروه های کاری گوناگونی دارند اما عملکرد هرگروه به یکی از دو جهت خدمات یا بخش((segment گرایش دارد. عملکردهای بخش تجارت روی یک محصول خاص، مشتری یا ناحیه جغرافیایی تمرکز داشته، جوابگوی مستقیم برنامه های بازاریابی بوده و بخش های مربوطه ی آن وظیفه هدایت و سوددهی رابرعهده دارند. عملکردهای خدمات بازاریابی بمنظور افزایش تاثیر بازاریابی، مهارت های خاص و پروسه های تولید را تقویت و ادغام میکند ،درحالیکه گروههای مختلف بخش تجاری را نیز حمایت میکند. برنامه های بازاریابی از عملکردهای بخش، سرچشمه گرفته و بعنوان پروژههای وابسته به عملکردهای خدمات چندگانه دوباره به کمپین های یکپارچه ملحق میشوند.

اگر توضیحات بنظرتان پیچیده و بغرنج آمد همینگونه هم است. مدیران بخش باید امور مربوطه را در بسیاری از قسمت های متحرک درون دپارتمان بازاریابی هماهنگ کند ،درحالیکه مدیران خدمات باید حجم کار را متعادل کرده، دوباره کاری را به حداقل رسانده، کیفیت را تضمین کرده و به ضرب العجل های دشوار رسیدگی کنند. لیست کارهای انجام نداده و برنامه صفحه گسترده (spreadsheets) ،گزینه های مناسبی برای انجام این کار نمی باشند. برای تکمیل این کار باید سیستم های مربوطه را یکپارچه کنید که بدین منظور به نرم افزار مدیریت پروژه بازاریابی نیاز دارید. یک فرم تقاضا تهیه کنید و اطلاعات پروژه را از منبع بگیرید. سپس رهگیری پروژه، همکاری ها و گزارشات را خودکار کنید. به این ترتیب تمام سرمایه گذاران میتوانند با شماهمگام شده و در جریان انتظارات و عملکرد قرار گیرند.

پیوند دادن پروژه های بازاریابی به استراتژی بازاریابی.

بهنگام ساخت یا تکمیل یک سیستم نرم افزار هدف اصلی مدیر پروژه تعریف خودش است یعنی سیستم نرم افزاری مربوطه را با احترام تکمیل میکند یا میسازد. اما هدف مدیر پروژه بازاریابی از طراحی وب سایت یا تولید یک رویداد صنعتی هیچگاه نمایش خودش نیست. یک پروژه بازاریابی همیشه وسیله ای برای یک هدف بزرگتر بوده است، مثلا ایجاد یک شغل جدید یا افزایش وفاداری به یک برند. ماهیت آشفته ی بیشتر دپارتمان های بازاریابی موجب میشود تا در جزییات روزانه ی مدیریت پروژه گیرافتاده و از دست یابی به اهداف والاتر استراتژیک باز مانند. این واماندگی استرتژیک می تواند درطول زمان، عملکرد بازاریابی شما را ضایع کند. به این ترتیب همبستگی کمپین ها باشکست مواجه شده، پیام ها از مسیراصلی منحرف شده و مدیران زمان زیادی را روی پروژه هایی با تاثیرگذاری اندک صرف میکنند. پیوند دادن پروژه های بازاریابی به استراتژی بازاریابی، تنظیم استراتژیک را تقویت کرده درحالیکه خودمختاری و چابکی را نیز حفظ میکند.

پیوند دادن کار بازاریابی به عملکرد بازاریابی.

حیات یا مرگ دپارتمان های مدرن بازاریابی به اعداد و ارقام وابسته است. درحالیکه هر پروژه بازاریابی به یک هدف استراتژیک بالاتر می انجامد، این اهداف عالی استراتژیک همواره ارقامی دارند که به آنها ضمیمه شده است مانند سود دهی. و این اعداد و ارقام درقالب اثرگذاری ها، کلیک ها، شرکت کنندگان، مقاله ها و غیره همواره به سوی کمپین های انفرادی باز میگردند. بنابراین هرجا که توانستید، کار بازاریابی را به عملکرد بازاریابی پیوند دهید. عبارت" هرجا که توانستید" بکار برده شد زیرا صراحتا امکان این پیوند فقط گاهی اوقات مقدور است. آگاهی برند، خرید و تریل غالبا حاصل تعاملات بازاریابی نیستند. گاهی اوقات کاملا مشخص است که شما از کمپین ایمیل یا شوی تجاری چه تعداد سفارش دریافت کرده اید. حقیقت این است که نتایج نهایی بازاریابی واضح و مشخص نیستند. معمولا متریک های موقت معناداری همچون بازدیدکنندگان، شرکت کنندگان، کلیک ها وجود دارند که می توانند مستقیما به پروژه های بازاریابی که آنها را بوجود آورده اند پیوند داده شوند.

چاپ و انتشار برنامه های بازاریابی بمنظور مطلع نگاه داشتن سرمایه گذاران.

در بسیاری از مشاغل بیش از پنجاه درصد بازاریابی بعنوان یک نظم یا هماهنگی خارج از دپارتمان بازاریابی رخ میدهد. نماینده های فروش(sales reps) اقدامات انجام شده را به فروش کالا مبدل میکنند. مهندسان محصولات مختلف را طراحی میکنند تا نیازهای مختلف مصرف کنندگان را برآورده کنند. بنابراین حمایت از نمایندگان فروش به شکل گرفتن وفاداری به برند منجرمیشود. درنتیجه هرکسی از دپارتمان بازاریابی چیزی میخواهد و بازاریابان بدون همکاری گسترده در سطح کمپانی نمیتوانند وظایف خود را انجام دهند. از طریق چاپ و انتشار برنامه ها و نتایج بازاریابی ،همکاری با سرمایه گذاران را ساده کنید. از دیدگاه مدیریت پروژه بازاریابی، خرید صادقانه الزامی است به این ترتیب سرمایه گذاران برای نتیجه گیری بهتر به همکاری ترغیب شده و انتظاراتشان از عملکرد بازاریابی واقع گرایانه میشود.

متمرکز کردن مدیریت روابط بازاریابی.

پروژه های بازاریابی به مدیرانی نیاز دارند که با طیف وسیعی از اسپانسرهای خارج از دپارتمان بازاریابی از جمله مشتریان، نمایندگی ها، روزنامه نگاران، تحلیلگران صنعت و بانفوذهای رسانه ی اجتماعی همکاری داشته باشند. این قبیل روابط، دارایی مرکزی هر دپارتمان بازاریابی محسوب میشود. اما متاسفانه این روابط بطرز خیلی ضعیفی مدیریت میشوند. بیشتر دپارتمان های بازریابی با سیستم مدیریتی حتی یک برخورد ابتدایی هم ندارند. چه کسی طراح این وب سایت بوده است؟ رابط ما در روزنامه چه کسی است؟ رابط ما با مشتری چه کسی بوده است/ آخرین باری که با آنها صحبت کردیم کی بوده؟ آیا کسی بخاطر دارد؟متمرکز کردن روابط بازاریابی در یک دپارتمان مستقل، موجب میشود تا روابط مهم دچار خدشه نشوند.

 در پایان، هر پروژه بازاریابی به خوبی افرادی است که در آن مشارکت دارند. پس بهترین افراد خود را ازدست ندهید.